留学生向けの特徴を残しながら
専修学校での学生管理を可能にした
日本で唯一のクラウド型学生管理システム

 専修学校用システムはすでに数多く販売されていますが、そこに留学生の情報を追加するのはあくまでも「附属」的な扱いのシステムが多く、実際の留学生管理に必要な細かな項目が存在していないという声を多くいただきました。

 また、日本語教育機関向けの留学生管理システムでは、専修学校様が要求なさる出席管理、成績管理を行えないという問題がありました。

 そこで、留学生を入国前から就職までサポートしたいという我々の想いと、現場の皆様のお声が合わさった「留学生の情報を管理する事」に重点を置いた生管理システム『WSDB for 専修学校』を開発しました。

機能紹介

WSDBでは様々な情報を入力できます。入力した内容を個人カルテ機能で一人の学生のデータとして網羅し、確認することができます。

 

  • 氏名などは在留資格更新用のローマ字、漢字圏学生用漢字、現地語、ニックネーム(カタカナ)など、「姓」「名」を分けずに入力可能です。
  • 在留資格情報、国民健康保険、任意保険などの情報を入力することができます。また過去のデータも学校様でご確認いただけます。
  • アルバイト情報を入力可能です。現在行っているアルバイトを登録するだけではなく、過去行ったアルバイトも全て独立した情報として管理することができます。記録したアルバイトは、在留資格更新時の滞在費支弁に関わる報告書に出力できます。
  • 在留資格情報、住所情報、アルバイト情報は、学生用スマホアプリを利用することで学生自身が学校に報告することが出来ます。学校様は学生から来た報告を元にシステム情報を書き換える事が可能です。

WSDBでは、あらかじめシステムに入力されている情報を元に在留資格更新に必要なデータを作成し、不足項目を埋めながら在留資格更新作業を行えます。

 

  • 日々の入力内容を正しくすることで、在留資格更新書の作成をほぼ確認のみで行うことができます。
  • 在留資格更新に必要な書類をアップロードし、一元管理することができます。
  • 提出する日付毎にグループを作成し、リストを作成することができます。

WSDBでは、クラスごとに詳細な時間割を作成することができます。作成したカレンダーを元に、科目ごとに出席率を確認することができます。

 

  • 教室でタブレット、パソコンを使って出席を入力し、事務局で即確認。
  • 紙の出席簿を出力してシステムに転記。
  • 特別対策クラス、選択授業に対応。
  • 1日のみ8コマや、特定学生のみ補講で出席を取るなどが可能。
  • 学生毎にシステム上で「メモ」を残し事務局ー教務間で共有。

また、入力していただいた出欠情報は二つの画面で確認していただけます。

  • 出席率、出席、欠席、遅刻、早退、出席日数を表示。
  • いつが欠席、遅刻、早退だったのか簡単に確認可能。
  • 指定日時範囲での出席の取り出しが可能。
  • 科目毎の出席率を確認可能
  • 月ごとの出席率を表示可能

WSDBでは、出席、入力された試験を元に割合を設定し、自動で成績表を付けることが出来ます。

 

  • 試験は、項目、点数配分などを自分で設定可能です。
  • 出席+任意項目2種+試験複数の割合を決め、その割合から学校様で設定した割合に合わせて成績評価を自動判定します。
  • 各科目ごと独立して割合を設定できます。
  • 追試は、やった回数だけ登録可能です。
  • GPAにも対応しており、成績評価と単位(または、時間数)を元に計算を行います

WSDBでは、入力していただいた学生の個人情報、出席情報、成績情報などが、出力したい帳票を選んでいただくだけで、組み合わさり出力されるようになっています。

 

また帳票を出力する際に、自動的に帳票番号を振ると同時に「誰が」「いつ」「どの学生に向けて」「どの帳票を」「いくらの金額で」発行したかが管理できるようになっています。

 

更に、代金の回収が終わっているか、引き渡しが終わっているかなども、記録できるようになっています。

WSDBでは、学生の面談記録を残すことが出来ます。

面談記録は、学生、クラス、エージェントごとにリストとして取り出すことができます。

単純な記録だけではなく、ファイルをアップロードできるので、学生に書かせた誓約書などをアップロードし管理しておくことも可能です。

WSDBでは、最終的に学生がどこに進学・就職したかという情報だけでなく、学生が現在受けている学校、企業毎に記録が残せるようになっています。

これよりに進路指導を先生方、先生方と事務局との間でスムーズに共有することができるだけでなく、最終的に学生が今年度どこに合格したという成果報告用のリストを簡単に作成することができます。

WSDBでは、学生の入金状況が色で簡単に把握できるようになっています。

学生、請求書、入金ごとにリストを確認することもできます。

 

また、単純に請求に対して支払いがあったかを管理するだけでなく、入金状態を「未入金」「不足金」「過不足なし」「過入金」という4種類の状態で管理することができます。

 

出力帳票一覧

現在、WSDBからダウンロード出来る帳票は下記の帳票になります。(対応予定のものには、『対応予定』の注記をいれています)

フォントの変更、項目の削除、項目の入れ替え、固定文言の変更などは無料で対応いたします。

また、在留資格申請、在留資格更新、法務省提出書類のフォーマットが変更になった場合は、無料で対応いたします。

  • 合格通知書
  • 入学許可証
  • 出席証明書
  • 成績証明書
  • 成績・出席証明書
  • 卒業証明書
  • 卒業見込み証明書
  • 修了証明書
  • 修了見込み証明書
  • 在学証明書
  • 在籍証明書
  • 受講証明書
  • 学生証
  • 卒業証書
  • 卒業証書発行台帳
  • 在留期間更新許可申請書
  • 滞在者支弁に関わる報告書(本人情報、アルバイト情報、長期休暇のみ)
  • 申請者リスト(在留期間更新許可取次申請用)
  • 資格外活動許可申請書(更新時用)
  • 請求書
  • 減免理由書
  • 売上日報
  • 証明書発行管理台帳
  • (対応予定)領収書
  • 出席簿
  • クラス名簿
  • 定期試験結果通知
  • 定期試験結果一覧
  • PT試験結果一覧
  • 日本語能力検定試験結果一覧
  • 日本留学試験結果一覧
  • 受け入れ状況在留者リスト
  • 受け入れ状況届出表
  • (対応予定)活動機関に関する届出手続(2)契約機関との契約を終了した場合の届出
  • (対応予定)活動機関に関する届出手続(3)新たな契約機関と契約を締結した場合の届出
  • (対応予定)活動機関に関する届出手続(4)契約終了と新たな契約締結の届出
  • 入学願書(履歴書兼用)
  •  経費支弁書
  • (東京入管)経費支弁者の家族の一覧
  • 在留資格認定証明書交付申請書(欄外記入対応)
  • (東京・神奈川入管)一括受付依頼票
  • 東京・神奈川入管)最終学歴卒業証書調査票
  • 東京・神奈川入管)在留資格認定証明書の申請・受領件数表
  • 東京・神奈川入管)在留資格認定証明書受理台帳
  • 東京・神奈川入管)仲介機関・紹介者,面接の有無のリスト
  • 東京・神奈川入管)日本語教育施設在籍者数等現況報告書
  • (仙台入管)申請者リスト
  • (大阪入管)申請者リスト
  • (大阪入管)在留資格認定証明書交付申請書に関わる調査票
  • (大阪入管)日本語教育施設在籍者数等現況報告書
  • (名古屋入管)入学予定申請者一覧
  • (名古屋入管)在籍者等現況報告書
  • (福岡入管)申請者名簿
  • (福岡入管)申請件数及び在籍者等現況
  • (福岡入管)申請予定件数の事前連絡票
  • 資格外活動許可申請書(上陸前)
  • 入学許可書
  • 入学許可書(ネパール大使館用)