WSDB機能詳細 2021年10月現在

利用者管理

メニュー
担当者情報職員用IDを作成
権限グループ権限をグループで設定する際のグループを作成
権限設定情報グループ、または職員用IDごとに権限を設定
エージェント情報留学エージェントを登録。共同作業する場合は専用IDを作成
スマホID検索発行したIDを学生に渡すと、申請登録(画面入力)をスマホで入力可能になる
スマホID発効(申請者)発行したIDを在学生に渡すと、学生証、出席情報確認、アルバイト変更報告などができる
面談閲覧対象者設定面談に内容ごとの閲覧権限を設定する場合、IDごとにどのレベルか設定
端末認証管理職員用IDに対して端末認証機能を使用する場合、IP、筐体に対して許可を出す

  • ID発行数で料金は変わりません。
  • 職員IDを作る際に、母国語、対応可能言語、教授可能レベルなどで検索できます。

  • 教員リストの作成が可能です。

  • 担当者と権限グループの2種類でID権限設定が可能です。
  • 各メニューごとに、「閲覧」「編集」「表示なし」を設定できます。

各種マスタ設定

メニュー
学校カレンダー学校の登校日、休校日を設定。カレンダーのダウンロード可能
長期休暇情報学校カレンダーで設定した長期休暇情報を修正
入学時期情報「年+月」で学校ごとに入学時期を作成
学期情報学期を設定。最大4学期設定可能
学部情報学部を作成
学科情報学科情報を作成。分野なども登録可能
コース情報コース情報を作成。コースの分類や初年度入学金を入力可能
教室情報教室情報を入力。クラス情報、面談情報などに利用
クラス情報クラス替えが発生する「年月」ごとにクラスを作成
出席グループ情報選択クラスなどの特殊クラスを作成し、通常クラスと併用し、学生に割当可能
科目情報科目を作成。単位数、授業種類、対象学園、履修要件などを設定可能
レベル情報日本語学習レベルを作成。学校で考えるのレベル名を登録可能
試験項目情報「文法」「聴解」「読解」「会話」など試験で調べる小項目を作成
試験種類初期設定試験区分ごとに試験情報登録マスタを作成
試験情報試験を「PT試験」「内部試験」「外部試験」「EJU」「JLPT」に分類し作成
資格マスタ学生に登録する各種資格のマスタを作成
出力ファイル名称管理ダウンロードファイルのファイル名を、ファイルごとに変更
学籍番号ルール学籍番号を採番する際にあらかじめルールを作成し、一気に割り当て可能
面談レベル情報面談に内容ごとの閲覧権限を設定する場合の階層を作成

  • 直観的にカレンダーが作成できます。
  • 日ごとに登校日、休校日の設定がです。
  • 出席率に加えない登校日も設定できます。
  • システム上で作成したカレンダーはそのまま印刷用カレンダーとしてダウンロードできます。

  • 専門学校用管理としてご利用いただけるように学科情報を登録できます

  • 出入国管理局に登録されているコースを登録
  • コース情報に紐づいて申請書の項目が自動的に反映されます。
  • 自動で反映された項目は、個別学生ごとに修正可能です。
  • 準備教育に対応しています。

  • 月ごとにクラスの作成が可能です。
  • クラス情報はクラス開講時期ごとに設定、保持されます。

  • 科目ごとに項目を設定できます。
  • 科目情報は科目開講時期ごとに設定、保持されます。

  • 試験で測る項目を学校で設定し、実際に行った試験ごとに項目を割り当てることができます。

ファイルダウンロード

メニュー
マニュアルWSDBのマニュアル
申請情報一括取込「留学申請管理」の「申請登録(一括取込)」で使用するエクセルファイル
在留資格更新一括取込「在留資格更新申請管理」の「申請登録(一括取込)」で使用するエクセルファイル
経費支弁書空の経費支弁書をダウンロード
入学願書空の入学願書をダウンロード
経歴・履歴書経歴・履歴書を別途利用したい場合は、利用可能

留学申請管理

メニュー
国別個別設定国ごとに為替レート情報を設定。学生の国籍を選択すると初期値として反映される
申請者共通項目設定「申請登録(画面入力)」時のいくつかの項目の初期値を設定する。
申請登録(画面入力)申請者の「願書(履歴書)」「経費支弁書」「5枚の申請書」「申請者リスト」に関わるデータを入力
申請登録(一括取込)

「申請情報一括取込」でダウンロードした情報をアップロードすることで、申請者のデータを登録

申請者情報検索

登録した学生の情報を確認・修正。一時保存の学生も検索可能。

作業担当者割当

申請者に対して、学校の担当者を複数登録

  • 国籍毎にレートを設定できます。
  • 学生の申請情報で国籍をいれるとこれらの情報が初期値として反映されます。

  • フォーム形式で入力することができます。
  • エージェントと共同で入力することができ、項目名は、日・英・中(簡)・中(繁)・韓・ベトナム語に対応しています。

  • 入力した内容はカルテと一覧で確認することができます。
  • 項目はカテゴライズされており、確認したい箇所にいかなくても、上部に表示することができます。

留学書類管理

メニュー
申請者ステータス申請状況に合わせてステータスを切り替え。書類アップロード機能付き
入管申請書類出力申請番号を一括で登録し、申請に必要な書類を一括でダウンロード
書類番号設定入学許可証、合格通知の発行番号をカスタマイズ
入学許可証入学許可所をダウンロード
資格外活動(上陸)入国時の資格外活動申請書をダウロード
合格通知合格通知をダウンロード(任意機能)

  • 申請者ごとに申請状況を振り分ける事で、誰の書類を提出することができるのか、誰がキャンセルしたのかを簡単に把握できます。

  • 学生の提出書類をクラウド上に分類し、格納することができます。

入学卒業管理

メニュー
入学手続き学籍番号ルールに沿って一括で学籍番号を登録
卒業判定卒業証書、修了証書を発行する対象を決定します
卒業手続き卒業(修了)年月日、離脱年月日を入力します

学生管理

メニュー
基本情報「氏名」「在籍状況」「入学、卒業年月日」などを管理
在留資格情報ビザ情報を管理
連絡先情報連絡先をカテゴリごとに管理。「本人」「経費支弁者」「緊急連絡先など」
アルバイト情報アルバイトをアルバイト先ごとに管理。「滞在費支弁の報告」に出力
面談情報面談を行うごとに内容を保存。また面談ごとにファイルをアップロード可能
資格情報複数の資格をそれぞれ登録
奨学金情報学生が申請している奨学金ごとに情報を入れて、進捗管理
学生口座情報学生口座情報を複数登録

  • 学生のすべての情報は個人カルテを開くと確認できます。個人カルテは、権限管理と連動しており、権限がない人には余計な情報が表示されないようになっています。
  • 氏名などは在留資格更新用のローマ字、漢字圏学生用漢字、現地語、カタカナ、ニックネームなど、「姓」「名」を分けずに入力可能です。

  • 在留資格情報、国民健康保険、任意保険などの情報を入力することができます。また過去のデータも学校様でご確認いただけます。
  • 在留資格は表裏をそれぞれアップロードし、確認できます。

  • 面談するごとに記録を残すことができます。
  • 面談ごとに、面談に関連したファイルをアップロードできます。
  • 過去の面談内容を確認しながら、新しい面談を記録できます。
  • 面談予定日を入力すると、学生のスマホに面談予定が表示されます。

クラス管理

メニュー
在籍クラス情報登録新入生のクラスを登録
在籍クラス登録・変更在校生のクラスを変更
在籍クラス参加日修正過去のクラス登録を修正
時間割パターンマスタ「時間割情報」で利用する時間割パターンを登録
時間割パターン詳細設定時間割パターンに対して、1時限ごとに科目を設定
時間割情報年間カレンダーに科目を登録
出席グループ対象者登録出席グループに参加学生を登録

  • 現在の在籍クラスから、新クラスへ直観的な操作でクラスを移動できます。
  • クラスの変更は、時期、人数に関係なくいつでも行う事ができます。

  • 1日1~8時限を自由に設定できます。
  • どの科目が何時限目に行われているか細かく管理できます。
  • 1日ごとの時間割のパターンを作成し、それを曜日ごとに一括反映させることで、時間割の作成をスムーズに行えます。
  • 急な授業の変更などにも簡単に対応できます。

出席管理

メニュー
出席情報登録教室で教師がPCやタブレットで出席を登録。「出席、遅刻、早退、欠席、調整、公欠」を登録可能
出席情報変更常勤教師や、事務局が出席を登録、変更
規定外出席登録・変更通常の設定時限以上の出欠を取る際に使用
出席状況確認出席ステータスごとに回数を確認可能。出席率、未登録も確認可能
出席率時系列確認 単月ごとの出席率を時系列で表示

  • 先生方が授業を行いながら出席をとるのに適した機能です。
  • 普段PC等を使い慣れていない方にも配慮した設計となっています。

  • デスクに戻って出欠登録をするのに向いている機能です。
  • 常勤教員や、事務局が出席を登録してる学校様にご利用いただけると、今までの作業と同じような感覚で出席を登録できます。

  • 登録した出席はリアルタイムですぐ確認することができます。
  • 出席状況確認では、登録されたコマ数で学生様の出席状況を確認できます
  • 検索条件を選択することで、クラス毎、エージェント毎、入学から、1カ月、3ヶ月、出席率の範囲など様々な出席データを確認できます。

  • 選んだ範囲の月毎の出席率と合計の出席率を確認できます。

成績管理

メニュー

出評価基準情報

(大学・専門)

評価点から、成績グレードを自動判定する基準を登録
評価コメントマスタ成績評価登録に入力するコメントを登録
受験者登録試験と受験日ごとに、参加した学生を登録
試験結果登録試験結果を入力。エクセルでアップロードも可能

科目毎成績評価

(大学・専門学校)

出席率、任意項目2種、試験結果2種に割合を設定し成績を自動判定

成績評価登録

(大学・専門学校)

何度でも成績評価を入力できます

成績評価登録

(日本語教育)

科目毎成績評価で判定された成績を個人ごとに確定していきます

  • 「出席率」×「任意項目2種類」×「試験2分類」の割合を個別に設定し、その合計評価から成績のグレードを割り当てます。
  • 科目ごとにどの項目をどの割合で反映させるかを設定できるので、講義と実習で評価基準が違っても、問題ありません。

  • 科目毎成績評価で登録された内容を、学生毎に確認することができます。
  • 何らかの事情により、科目毎成績評価で登録されたグレードから成績を変更したい場合、科目毎の結果を保持しながら、成績評価登録で変更したいグレードを別途登録できます。

  • 試験結果を確認しながら、成績を登録できます。
  • 成績評価は何度でも入力可能です。
  • 成績は、専用エクセルから一括取込みで登録も可能です。

進路管理

メニュー

進学活動情報

学生が受験している学校をすべて登録し、進捗を管理
就職活動情報学生が受験している企業をすべて登録し、進捗を管理
最終進路登録・更新最終進路として登録された、進学・就職情報を変更。また、帰国・その他の進路情報を入力
最終進路確認最終進路として登録されたデータを進路先に関係なく確認。

在留資格更新申請管理

メニュー
在留資格更新理由更新理由をあらかじめ登録
共通項目設定(更新)取次申請者を入力
申請登録(画面入力)在留資格更新情報を登録。
作業担当者割当学生に対して、学校の更新申請担当者を複数登録
申請登録(一括取込)データ移行時に更新に関わる情報を一括登録
申請者ステータス申請状況を割り振り進捗を管理
申請者リストグループ登録取次申請を行う学生のグループを作成
申請者リスト作成申請者リストグループに学生を登録
一括出力在留期間更新に関わる書類を一括出力
資格外活動(単独)資格外活動申請を別途行う際に、申請書を出力

入金管理

メニュー
承認者情報データ削除承認者を設定
入金口座情報口座を登録。複数の口座を登録可能
請求書支払先マスタ請求書の種類を選択
請求書番号設定請求番号をカスタマイズ
請求書用項目マスタ請求書に表示する項目名を変更、合算する場合使用
支払方法マスタ「国内振込」「現金」などの支払方法マスタを登録
売上日計表マスタ費用項目を経理に報告する際の項目名を作成
費用カテゴリ費用項目を分類する大項目を作成
費用項目学生に請求する費用項目を作成。勘定系システムに渡すための詳細を設定
個別金額割当グループ寮費など、請求額が細かい費用項目に対してグループを作成
個別金額割当寮費など、請求額が細かい費用項目に対して個別に金額を設定
金額セットマスタ費用項目と金額を組み合わせて、学生に割り当てる費用項目のセットを作成
減免理由マスタ割引理由、割引金額のマスタを作成
会計特殊処理マスタ「返金」「貸倒」など、特別な会計処理を登録
費用項目表示設定検索で表示する項目内容をカスタマイズ
請求依頼登録学生ごとに支払い状況を確認しながら、新しい請求依頼を登録
請求・入金・印刷請求依頼ごとに支払い状況を確認。請求書発行。入金データを複数登録可能
入金実績検索入金ベースで支払い状況を確認。領収書発行
会計特殊処理請求、入金データに対して特殊処理を登録
勘定部門マスタ費用項目に設定する勘定部門コードマスタ
勘定科目マスタ費用項目に設定する勘定科目コードマスタ
税区分マスタ費用項目に設定する税区分コードマスタ
税率マスタ費用項目に設定する税区コードマスタ
仕訳項目設定勘定系マスタを貸方、借方に分類し、コードと紐づけを作成

仕訳出力項目設定

仕訳データ確認時のデザインを作成
仕訳データ変更勘定系システムに連携するためのCSV出力。仕訳データの微修正可能

  • 学生に請求する費用項目を設定します。
  • 費用項目とは、選考料、入学金、授業料、施設利用料などです。寮費なども自由に作成可能です。
  • 勘定系システムに連携する場合は、「請求仕訳設定」「売上仕訳設定」「入金仕訳設定」の3つのタイミングでどのように勘定系システムに連携するかを設定することができます。
  • 仕訳作成対象を設定すると学生に請求データ、入金データが入力されると自動的に仕訳データが作成されます。

  • 学生に請求する費用項目のセットを作成します。
  • 費用項目を選択後、単価を入力することができます。
  • 個別金額割当グループを選択すると、単価ではなく、「個別金額割当」で設定した学生毎の金額が請求されます。

  • 学生ごとのサマリー(集計)された支払い状況を色で確認できます。
  • 入金状態を「未入金」「不足金」「過不足なし」「過入金」という4種類の状態で管理することができます。
  • 一目で学生ごとに残高がいくら残っているのかを確認できます。。
  • 項目ごとに、どこに未入金、不足金が発生しているか確認できます。

    • 複数名の学生に対して一括で請求を立てることができます。
    • 請求依頼画面では金額セットを選択し、簡単に金額を割り当てることができます。
    • 計上時期設定を入力することで、前受金を可視化できます。
    • 計上時期に合わせて、勘定系に連携するCSVデータを作成できます。

  • 請求依頼ごとに支払い状況を確認できます。
  • 一目で請求書ごとに残高がいくらか確認できます。

  • 海外送金INVOICEとして利用できる請求書が出力できます。
  • 費用項目ごとに「費用項目の詳細」が設定できます。

  • 一つの請求依頼に対して複数の入金情報を入力できます。
  • 入金時に計上時期設定音再設定を行えます。
  • 入金データを入力すると入金仕訳が作成され、勘定系システム用CSVデータで連携可能です。

  • 一部入金があったデータに対して、残高請求書を発行することができます。

  • 作成した仕訳項目を4ブロックに振り分けることで、仕訳データCSVデータ作成時に、構成通りのデータ順でダウンロードできます。

    • 作成した仕訳項目を4ブロックに振り分けることで、仕訳データCSVデータ作成時に、構成通りのデータ順でダウンロードできます。

  • 学生に請求データ、入金データが入力されると自動的に仕訳データが作成されます。
  • 「請求仕訳」「売上仕訳」「入金仕訳」をそれぞれ検索し、CSVをダウンロードできます。

  • 自動作成された仕訳データを修正する必要がある場合、請求仕訳を選択し、個別に修正が可能です。

証明書発行管理

メニュー

証明書設定

証明書番号の設定、証明書発行金額を設定
証明書発行受付証明書を発行
証明書引渡し証明書の金額回収、引渡しを登録
証明書発行台帳発行済みの証明書を確認
通学証明書発行台帳通学証明書を発行した際の台帳を作成。