世界の学生の夢を叶える架け橋

外国籍留学生向け
学生管理システム
WSDB

World Students' Database

WSDBは日本で学びたい外国籍留学生の入学から卒業までを一括で管理することで、日本語学校、専門学校日本語科、大学日本語別科など日本語教育機関様が「より質の高い日本留学」を提供できるようサポートする

『外国籍留学生向けクラウド学生管理システム』です。

WSDBは『コストを削減』するためのシステムです

システムを導入する1番のメリットは何でしょう?

私たちは『コスト削減』だと考えています

学生の情報は多い方が良いですが、そのために入力作業が膨大になり、教職員の方が負担を感じ、入力作業に追われてしまうようなシステムでは意味がないと考えています。

 

『WSDB』は皆様にご負担いただいたコスト以上のメリットを提供していくことで、『コスト削減』を実現していただけるようになっています。

Features

#01 エージェント×日本語学校×IT企業がタッグを組んで開発

 留学生に関わる人達が作ったからこそ、日本語学校の悩みに本気で向き合い、専門的なソフトを作ることができました。ビザ申請に関わる書類に対応しているのはもちろんのこと、入学後に入国管理局に提出しなければいけない報告書類にも対応しています。

 サポートも日本語学校経験者が行っており、通常のシステム会社のように「お客様からの要件に全てを丸投げし開発する」というスタイルは行っておりません。皆様の意見を『皆様の目線』と、『皆様の言葉』でお伝えいただくことができます。

 エージェントとの書類のやり取り、日本語学校入学前から日本語能力管理、毎日の出席管理、寮や学費の分割払いに対応した入金管理、アルバイト管理、本国の両親への近況状況連絡システムなど日本語学校に「今」必要とされているものを追い続けていきます。

#02 申請書類のやり取りはWSDB上で完結​

 皆様が行っている申請作業にプラスして、WSDBでは申請者の個人情報入力、申請資料の原本・翻訳文の受送付をセキュリティが高いクラウドシステム上で行うことが出来ます。

 入力された内容をクラウドで確認しながらチームで作業をすることができます。また書類もクラウド上にアップロードされることにより、ファイルサーバーで保存するように削除や、上書きの心配がありません。

 また、日本語学校からエージェント専用のIDとPASSWORDを無料で提供することにより、書類のやり取りを大幅に簡略化します。書類のアップロードから、やり取りまで全てをWSDBの画面で行えます。

#03 クラウド型システムで情報共有を円滑化

 ブラウザ上で使用するクラウド型システムなので、Windows、Mac、AndroidなどのOSに依存しません。また、PCだけでなく、タブレット、スマートフォンなど機器も選びません。

 国内で、海外で、教員室で、事務局で、教室で必要な人が、必要な情報を見ることができます。離れた場所に拠点がある場合でも、簡単に状況を把握することができます。

 ユーザー毎に各管理項目に対して権限設定ができるので、個人情報を管理する上でも安心してお使いいただけます。また、セキュリティを強化したいお客様向けに、IPと筐体を紐づける機能もご準備しています。

#04 教室でPC・タブレットを使い出席チェック

 現在、入国管理局から厳しく求められている出席管理……。紙ベースでは手間がかかり、書類を準備するだけで膨大な手間がかかってしまいます。WSDBではブラウザを起動すれば、そのまま出席が取れるようになっているので、現在教室にあるPCやタブレットをそのまま使っていただけます。

 授業開始後にとった出席を、事務局が確認することで、すぐに出席してない学生を把握することができ、タイムラグのない電話連絡を行うことができます。

 また、出席にはメモ機能もついており、事務局に来た連絡を記入し、教室で先生が確認することができます。また前日のメモも簡単に確認することが出来るようになっているため、事務と教務、常勤と非常勤の出席に関するミスコミュニケーションを防ぐことができます。

 

#05 入管提出書類など、公的書類は無料アップデート

 今、ベストのものが出来上がっても、時代が変われば、ルールは変わってしまいます。特に、外国人に関わる施策が変化していく過渡期において敏感にそれをキャッチし、柔軟に対応していくことは、非常に重要であると考えています。

 WSDBは、公的な書類に変更があった場合は、即座に無料で対応を行っていきます。目まぐるしく変わる外国人制度に柔軟に、迅速に対応していきます。また、日本語学校に必要だと思われる機能は、随時追加していきます。その際の機能追加料金はいただきません。

 皆様の要望により、さらに使いやすいシステムを目指していきます。

#06 学生用スマートフォンアプリ

 スマートフォンが普及し、電話、メールが中心だったたコミュニケーションツールはSNSが中心に変わってきました。WSDBはそのような時代に対応し、学生用スマートフォンアプリを開発し、提供しています。

 学生が、自分の住所、電話、メールアドレス、アルバイト情報、在留資格情報に変更があった場合、アプリを使い学校に報告ができるようになっています。

 その報告を元に、システム上の情報を更新できるようになっており、入力の手間を大幅に削減することができます。

 また、2019年度内に学校からアプリ宛に連絡を送り、学生も学校が指定した宛先に連絡を送れるようになります。安否確認機能、学生証機能も予定しており、留学生とのコミュニケーションをサポートします。

Demo Video Clips

留学申請管理

・申請情報をWeb画面でフォームから必要項目を作って作成する方法と、エクセルから取り込む方法を選べます。

・また、エージェント用のIDとパスワードを発行し、エージェントと同時に申請者の情報が変更できます。

・入力した内容は、5枚の申請書、入学願書(経歴書含み)、申請者リスト等に反映され、一括で出力できます。

出席管理

・クラウドソフトの為、筐体を選ばずWindows、Mac、タブレットなどで、簡単に出席が取れます。

・また、日付、記入者が自動で保存されるメモが残せるため、事務局と先生方の連携を強化することができます。

・選択クラスなど特殊なクラスに対しても出席を取ることができるようになっています。

進路・面談管理

・面談するごとにカテゴリ・内容・指示内容などを記録し、リストとして保存できます。

・進学・就職活動を進学・就職先ごとに記録し、年度ごとの進学先一覧を取りだす事ができます。

・面談情報と最終進路情報では、ファイルをアップロードし、PDFであればブラウザで確認することができます。

アルバイト管理

・入学してから学生がしたアルバイトをすべて個別に記録し、リスト管理することができます。

・一般の日本人管理に必要ないアルバイト管理もWSDBであれば、複数登録し、それを在留資格更新作業に活かすことが出来ます。

・『滞在費支弁に関する申告書』にアルバイト情報を転記することで、留学生のアルバイト報告を促し易くします。

学生用
スマートフォンアプリ

・住所、電話番号、アルバイト情報、在留資格情報などをスマートフォンアプリを使い学校に報告することができます

・学生はシステムに登録されている情報をみながら自分で、情報を更新することができます。

・学生がスマートフォンに住所や、アルバイトの情報を持っていれば、コピー&ペースして、それらの情報を登録することができます。

学生からの報告を登録する

・学生がアプリから報告した内容は、すぐにシステムに登録されるわけではありません。

・学校側が、学生が入力した内容を確認し、入力した内容が正しいかを確認しながら登録することができるようになっています。

Costomers' Reviews

大原日本語学院
校長
吉岡 久博様

 この度、東和ソリューションエンジニアリング株式会社の学生管理システムWSDBを導入いたしました。

 これまでは、当校独自のデータベースシステムを構築していましたが、学生数の増加によるシステム

の限界と情報セキュリティー上の問題で、新たなシステムを導入することになりました。

 導入してみると、従来のものよりもはるかに使い勝手が良く、これまでの学生管理や教職員の管理に

かかっていた事務処理時間を大幅に短縮することができるようになりました。加えて、在留資格認定交

付申請の書類作成の手間も大幅に削減され、ケアレスミスのチェック機能や、進捗管理機能により、精

神的なプレッシャーからも解放されるという副次的な効果も大きかったです。

 また、海外のエージェントにこのシステムが普及すると、学生データの入力作業からも解放され、エ

ージェントの効率化にも繋がるため、営業戦略上も大きな威力を発揮してくれるのではないかと期待し

ています。

MANABI外語学院
東京校 校長
東谷 信一郎様

 以前使っていたシステムからの切り替えを考えていた時に、いくつかのシステムを検討しましたが、

最終的に『WSDB』を使うことに決めました。

決め手となったのは、日本語学校関係者が作っているシステムだというところです。

 一般的なシステム会社が開発したシステムを使うと、変更点や、改善点を依頼する際、日本語学校

の作業について説明をするだけで多くの時間を割かれてしまいます。その結果、改善できなかったり、

またこちらの意図が十分に伝わらず使いにくい機能になってしまうということが、多々あります。

その点、『WSDB』はシステム開発、販売、サポート企業が日本語学校に関わっているため、こちらの

意図が伝わりやすく、また1校だけの考え方ではなく複数の学校の考え方が反映されているため、多く

の気づかなかった部分を改めて見直すきっかけにもなります。

現状でのシステムだけでなく、将来的な面も含めて『WSDB』は、期待できるシステムだと感じています。

東京語学学校
理事長
島 薫様

 システムを入れる際に特に気にしたのは、WSDBは変化の激しい日本語学校にどれぐらい合わせる事が

できるかです。

 入国管理局に提出する書類が、頻繁に変わり始めた時期に学校を開校したため、提出書類の細かい変

更や、提出書類を作成する労力をなるべく減らすことが課題となっていました。

 当校が導入を決めた時はまだ導入実績が少なく初めは不安でしたが、機能が次々と追加され、日本語

学校で使う殆どの機能がパッケージとして揃っているため、今では手放せないシステムになっています。

 特に出席管理に関しては、タブレットを使い日々出席を取り、学生の出席状況をタイムリーに確認す

ることで、出席率の向上に役に立っています。また、面談機能と進路活動管理、就職活動管理ができる

ようになったことで、学校を離れていても学生の状況を確認でき、指導についての共有ができるように

なり、経営者として学校全体の管理をスムーズに行うことができるようになりました。

Contact

販売元企業
株式会社One Terrace

Phone Number

03-3527-9840

E-Mail

wsdb@oneterrace.jp

Adress

〒102-0073 東京都千代田区九段北1丁目6-5

 

開発元企業
東和ソリューションエンジニアリング株式会社

Adress

〒120-0003 東京都足立区東和4丁目23ー8