【導入事例#9】第2弾!京進の日本語学校KLA新宿校様にインタビューを実施しました!

全国10校の日本語学校でWSDBをお使いくださっている、京進の日本語学校KLA(京進ランゲージアカデミー)様。京進の日本語学校KLAびわこ校様に続きKLAインタビュー企画第2弾は、京進の日本語学校KLA新宿校様にお邪魔させていただきました。

ーKLA新宿校様の特色や特徴を教えてください。

 

インタビュー第1弾のびわこ校とは、グループが同じでも学生の構成が異なります。
KLA新宿校はKLAの中でも大規模校で、ほとんどが進学目的で日本に留学をしており進学サポートに力を入れています。
これまでは、様々な目的を持った学生が同じクラスで授業を受けていましたが、今年度から大学院進学向けクラスや学部進学向けクラスといった目的別でクラス分けを行いました。
KLA新宿校近辺は中国語の予備校も多く大学もあり、進学に力を入れているエリアだと思います。

ーKLA新宿校様ではWSDBを導入いただいてから約1年程になりますが、導入時には西日本のKLA様では既にWSDBが導入されていたかと思います。
お使いになられる前に西日本のKLA様から何かお話を伺っていましたか?

 

KLAの西日本と東日本で導入時期に差があることは共有されていましたが、主にKLAグループ内の導入担当者から使用説明などを受けておりました。

ただ私自身、前任校でWSDBの導入に関わっておりましたのでなんとなくのイメージは掴めていました。

現在は、KLA新宿校が全国のKLAで一番学生数が多いので、KLA新宿校を基準にシステムに対する提案をし、運用を行っています。

ー現在、一番役に立っている機能は何になりますか?

 

出席管理の機能です。KLA新宿校は学生数が多く、毎月の出席率の集計であったり、必要なデータの取り出しにおいて非常に役に立っています!

現在は、出席を紙で取った後に事務職員がシステム入力を行っていますが、各教室にパソコンが設置されているため直接入力する体制を作っていきたいと考えています。
まだ理想ではありますが、1日の最終授業の終了5分前に学生と一緒にアプリを確認し、その日の出席状況を確認する時間が持てることで事務側での確認作業が不要になると考えています。

ー他にも役立っている機能はございますか?

 

面談記録の機能です。今までは手書きで管理を行っていました。面談内容、出席、成績、生活態度などに関してカテゴリー別にWSDB上に残せることや、これまでの面談記録を一覧にしての閲覧が可能であったり、逆に必要な記録のみを抽出することもできるのが便利です。システムでの管理は、字の上手い下手に関係なく誰にとっても読みやすくて良いですね。

今後、各クラスの先生から上がってきた面談記録をエクセルでの一括取り込み機能を使って取り込みし、事務と教務合わせた面談記録を残すことができればいいなと考えています。

また、機能から少しズレますが新宿校では情報の一元化とペーパーレス化を推進していて、WSDBを導入したことでどちらも叶えることができています。
必要なデータをエクセルで取り出した後、そのデータをデータベースとして活用しています。

ーアプリの利用状況について教えてください。

掲示板の機能を使い、毎日のお知らせや一定期間見てもらいたいお知らせなどを配信しています。

欠席連絡や証明書を送りたい場合は、メッセージ機能を使うといった機能の使い分けをしています。
ただ、なかなか学生の既読率が上がらない課題があります。
クラスの先生方向けに、学生が普段アプリで何を見ているかを知ってもらう説明会を2週間程開催しました。
それからは、週1回のホームルームの時間で先生が主導となり、今月の今までの出席率を見てみましょう、事務からお知らせが来ていないか確認してみましょう、といった呼びかけを行うようにしました。この行いにより、既読率をこれまでよりもアップすることができました。

学校からのお知らせは、欠席についてや試験のお知らせ、いつまでに申し込みしてくださいねなどといった、学生にとってはあまり楽しいお知らせではないことが多いです。それにより、学生が敬遠してしまう可能性があるため、何か面白いコンテンツの配信が掲示板の機能でできないか考えています。
今後こういったポジティブなコンテンツも提供できればと思います。

ー職員様のリアルな声が知りたいです!


以前使っていたシステムは、項目の表記やインターフェースがわかりにくく、使い勝手が悪いことがありました。WSDBを使い始めてからは、その辺りが非常にわかりやすいです。

システムを導入する際に説明会はありましたが、説明会がなくてもある程度直感で操作ができるインターフェースとなっており、パソコンが苦手な職員でもそこそこ早く習得可能な操作ができるのは非常に良いと思います。

WSDBは、連絡先情報や基本情報といった機能項目が明確に分かれているため入力がしやすいです。それにより、一人当たりの学生にかける情報入力の時間が短くなりました。

ログインして最初に表示されるアラーム情報の画面で、特に在留期限が迫っている学生が表示されるのは便利ですね。

ーまだ使えていない機能はございますか。


他校との調整段階のため入金管理の機能はまだ使っておらず、別ソフトで管理をしています。

KLA新宿校では、学費の納入状況を経理や事務でWSDBにパッと取り込みし、納入がまだの学生にお知らせが出来れば連絡自体も楽になるのかなと思っています。

ーKLA新宿校の今後の展望を教えてください。

今年度から新しく大学院進学や学部進学といった目的別のクラス分けを行ったので、まずは、各クラスの学生が第一志望の学校に合格できるようサポートしていきたいです。そのために、職員がWSDBで時間効率を考えた業務ができる体制を整えていきます。

また、コロナ禍の名残で、学生とのメッセージツールが一本化できていません。
今後は、WSDBアプリを学生との連絡ツールとして一本化していきたいです。
そうすることで、学生によって対応が異なるといった不公平感が生まれにくい環境が作れると考えています。

【ご協力いただいた学校様】

京進の日本語学校KLA新宿校(京進ランゲージアカデミー新宿校)
〒169-0051 東京都新宿区西早稲田2-18-18
TEL:03-6205-6651

【編集後記】

今回のインタビューご担当者様は、前任校でもWSDBをお使いいただいておりました。
教職員の方にとって、どこに行っても使い慣れたシステムがあることは安心感がありますし、学校側にとっても教える手間が省けると思います。
これは、WSDBがパッケージシステムのために実現が可能です。
WSDBに魅力と安心を感じていただけるよう、皆様のご意見を頂戴しながらより良いシステムにしていきたいと感じたインタビューとなりました。
京進の日本語学校KLA新宿校様、この度はインタビューにご協力いただき誠にありがとうございました!
次回、第3弾も…???どうぞお楽しみに!

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