導入事例インタビューの8校目は、横浜デザイン学院様(神奈川県横浜市)にご協力をいただきました。
今年度から、専門課程・高等課程・日本語学科の３つの課程でシステムを一斉導入し、導入直後から、学生様向けのアプリケーションも含めてお使いいただいています。
横浜デザイン学院様には日本人の学生様も多数いらっしゃるため、留学生向けの学生管理システムWSDBが、日本人の学生様にも対応ができているのか、また、学生用アプリケーションの利用状況や運用方法等についてもお伺いしてきました！
ーまず、貴校の特色についてお伺いできますか。
横浜デザイン学院は、デザイン・ファッション・マンガイラストを学ぶ専門課程の他に、同分野を学ぶ高校生が在籍する高等課程、世界各国から日本語を学ぶ留学生が在籍する日本語学科や日本での就職を目指す総合日本語科、大学・大学院進学を目指す日本語研究科があります。
幅広い年齢や国籍の在校生が同じ校舎内で学んでいます。
専門分野以外にも、日々の生活や学校行事を通じて様々な人とコミュニケーションをとりながら、多くの学びを得る環境があるダイバーシティな学校です。
また、社会に出て働くことを意識させるために、企業と連携した授業の実施や、個別でのキャリア支援により、将来の目標に向かって挑戦できる様な取り組みを行っております。
将来クリエイティブな仕事に就くことを目標に学ぶ学生ですので、一人ひとりが自分らしさを磨き、成長できることを大切にしています。
ーWSDB導入前の学生管理における問題点はありましたか。
以前はエクセルベースで学生管理をしていたのですが、データを入力する担当者によって、半角や全角といった入力方法や、1つのセルの中に入力する情報量であったりが、担当者によって異なっていました。
また、専門課程・高等課程・日本語学科のいわゆる3つの学校が1つの校舎にあるというところでは、対象の学生が持っている属性が異なる中で、集約する情報も異なっていて、欲しい情報が斑なこともあり、情報の整合性を図るのが難しかったです。
ーありがとうございます。先ほどお話いただいた問題を解決するべくWSDBを導入された形になりますか。
それらの問題もシステムの導入を決めた要素ではありますが、出席や成績の管理を以前は紙とエクセルで行っていて手間がかかっていました。また、それに伴いヒューマンエラーも起こっていました。出席や成績の管理にかかる時間を削減し、先生方の授業準備や学生対応に充てる時間を増やしたかったというのが1番の理由です。先ほどの問題も含めて大きく2点がシステムを導入した理由になります。
ー実際にシステムを導入してから何か変化や効果はありましたか。
ひとつは、学生たちの出欠状況がタイムリーにかつ複数の職員で把握ができるようになったため、出席率の低い学生に対して様々な職員が声掛けを行い、担任の先生だけでなく職員全体で学生をサポートできるようになりました。
あとは、成績をつける時間を削減できました。今までは、出席率を全部手で計算してそれを元に成績をつけていたのですが、今はシステムで自動的に出席率を出してくれるので、その出席率を評価の中に素早く入れ込むことが出来ています。
今年度が導入初年度ということもあり、初めての事で先生方はかなりご苦労されたかと思いますが、これから何回か経ていくうちに手順に慣れてきて、さらに作業時間を削減できるかなと思います。
ーWSDBは留学生向けの学生管理システムというところで、横浜デザイン学院様では日本人の学生様も多数いらっしゃいますが、日本人の学生様も問題なくお使いいただけていますか。
在留資格情報の部分は切り離して管理がされているのと、基礎情報や出席管理とかは、日本人でも留学生と変わらないので、問題なく使えています。
ー先ほど、システムをお使いいただいてからの変化と効果についてお伺いしましたが、現在一番役に立っている機能は何でしょうか。
WSDBを使い始めてから証明書があっという間に発行できるようになりました。今まではエクセルで作成していて、あちこちから情報を引っ張ってというようにひとつの証明書を作成するのにかなりの時間がかかっていましたが、現在は導入前の10分の1くらいの時間で作成や発行が出来るようになりました。WSDBでは、証明書を数秒でダウンロード出来るので、こんなに早く出来るんだと感動しました。
まだ今は様子見しているところがありますが、今後、もう少しタイムリーに発行して、学生の手元に届けられるんじゃないかなと思います。
ーまだ使えていない機能はありますか。
そうですね、機能があるのは知っているけれどまだ使い切れていないというのはあります。それも段階的に使えるようになっていければいいかなとは思っていますが、まだスタートができていません。例えば、授業報告の部分だと、今日やったこととかを今はまだ紙にメモとして残しているので、その辺りが使えるようになれば完全にペーパーレス化ができそうです。
ー学生様向けのWSDBアプリもお使いいただいていますが、システムの利用開始と同時にアプリの利用も開始されましたか？
はい、今年度の4月からシステムを切り替えまして同時にアプリの利用を開始しました。
ー学生様はアプリのどの項目をよく確認されていますか。
この間学生に聞いたのは、「出席」のところで自分の出席率を確認していると言っていました。中には、「この日の入力が間違っている」と言いにきてくれる学生もいます。
あとは、成績が出るタイミングで確認して、学生同士が成績の良し悪しとか、なぜこの評価なのかっていう話をしていますね。
ーありがとうございます。私の中で、アプリの使用を学生様が習慣づけるために学校で運用方法を考えていく必要があるのかなと感じているのですが、貴校で何か工夫されていることはございますか。
発信する情報の棲み分けを行っています。当校では、情報をグーグルアプリで発信するものとWSDBの掲示板で発信するものを分けています。掲示板は、既読者と未読者が分かるのがとても使える機能だと思っていて、そこを活かすようにしています。
今回防災訓練の際に、「WSDBの掲示板を通じて皆さんの安全を確認します。必ず見てください。」と学生に対してテスト配信を行いました。アプリを見る癖をつけるように取り組んではいますが、もう少し時間はかかるかなと思っています。
あとこれは、運用とは少し異なるかもしれませんが、学生証を電子学生証に完全に移行した際に学生から、ケースによっては電子学生証に対応していないところもあり、電子学生証とは別にもうひとつ身分証明書を提示しなければいけない場面があると言われました。ただ今後、他の学校さんとかも電子学生証に切り替えていく動きがあって、その流れで各機関においても電子学生証に対応していただける動きがあるのかなと思っています。ですので、現状は個別に対応してもらうようにしています。
ー今後、どんな学校になっていきたいと考えていますか？
働き方やその仕事の内容が変わるなどAI技術が発展していく中で、求められる人材やスキルも刻々と変わっていくと思います。
学生が社会に出たときに働く力を確実につけられるように、教職員全体で一人ひとりをしっかりとサポートしていきたいと思います。
また、留学生や外国にルーツのある生徒の入学希望も年々増えていますので、言葉・習慣・文化・考え方など学生同士がお互いに理解し合いながら、価値観の多様化する社会に適応できる人材を育成する学校にしたいです。
【ご協力いただいた学校様】
学校法人石川学園
横浜デザイン学院
〒220-0051 神奈川県横浜市西区中央1-33-6
TEL: 045-323-0300 FAX:045-323-0302
https://www.ydc.ac.jp/
【編集後記】
WSDBは外国人留学生向けの学生管理システムということもあり、導入を検討されている学校様から「日本人学生の管理は問題なく行えるのか」といったご質問をいただくことがあります。今回、日本人の学生様も多数管理されている横浜デザイン学院様にインタビューにご協力をいただき、日本人学生様に対する使用感にも問題がないことがわかりました。
このような使用感に関するご質問については、実際の現場の方の声が非常に参考になるかと思いますので、今後もいただいたご質問をもとに導入校インタビューを継続してまいります。
また、学生様向けのスマートフォンアプリの活用状況について伺い、役立っている実感が得られました。現状、まだアプリの利用に至っていない導入校様に向けて、今後サポートに力を入れていきたいと強く感じました。