2024年4月26日に文科省が『外国人留学生の在籍管理が適正に行われない大学等に対する指導指針』を発表してから、大学・専門学校の周りで、留学生の適正な在籍管理について、より厳格な管理が求められています。
今まで、大学・専門学校本科生に対して求められてこなかった、留学生の在籍状態について、定期的に報告を行う旨が明確に記載され、ペナルティも設けられているため、留学生を多く受け入れている国際的な学校では、今まで以上の細やかな管理が必要になると考えらられます。
また、4月4日に通知された『外国人留学生の適切な受入れ及び在籍管理の徹底等について（通知）』については、受け入れる留学生について「真に修学を目的とし、その目的を達するための十分な能力・意欲・適性等を有しているかを適切に判定すること」とされ、日本語レベル（日本語能力の参照枠が出たにもかかわらずなぜか未だにJLPTで表記）に関しても、これまでよりも厳密な管理を求められています。
①受入れ時の日本語能力
WSDBでは複数ある学生入力項目の中に、「入学前日本語レベル」という単なる試験では表現できない日本語能力を記録しておく項目が備わっている（学校種別により、入力項目は異なる下記は、専門学校用の基本情報の一部）
②資格としての日本語能力管理
また、資格は学校ごとに管理可能で、日本語能力試験だけでなく、その他の資格に関しても、システム上に登録可能です。
登録した資格に関しては、エビデンスの添付も含めて、1学生あたり複数の資格を個別に管理することができます。
③標準搭載されている出席管理
在学中の留学生の所在を把握する場合、出席管理と連動させることが、最も簡単であり、日本人学生を含めた学習環境を把握する上でも、重要になってきます。
WSDBは、出席登録・確認管理を標準搭載しており、簡単なインターフェイルで出席を登録し、リアルタイムで出席率を確認することが可能です。
大学の通常のシステムと大きく異なる点は、「科目ごとの出席率」と「学生個人の出席率」を同時に管理していることです。
これにより、複雑なシステム連携なしに、各講師が「科目ごと」に、学校は「学生の授業参加状況」を把握することができます。
2024年5月末からは、学生用スマホアプリで複製防止処理が入ったQRコードと、学校側スマホ端末でQRを読み込み記録できる「QR投稿管理」機能もリリースされます。
④アルバイト管理
さらに、在籍管理として「アルバイト」の管理に関しても、言及されています。WSDBでは、日本語教育機関で得た知見を、専門学校用WSDB-T、大学用WSDB-Uに取り入れていますので、追加費用なくアルバイト情報を含めた留学生の在籍管理を適切に行えます。
一人の学生に対して、複数のアルバイトを履歴を含め管理することができます。
⑤スマホアプリを使った情報収集
また、アルバイト管理に関しては、学生が自分で学生用スマホアプリを使い学校に報告するという機能が備わっています。
学生用スマホアプリには、多言語（6言語）対応しており「在留資格情報（写真も送付可）」「連絡先情報（本人住所や、保護者住所、緊急連絡先等）」なども、学生自らがスマホで報告可能
（写真は、専門学校用。大学用では履修登録・授業カレンダー・成績確認などが可能、今年度ディプロマポリシー確認機能と、ポートフォリオ報告機能を追加予定）
⑥学生への面談を学内で共有
在籍管理は、定量的な結果だけでなく、定性的なデータを記録し、共有していくことが必要となります。
WSDBでは、面談管理機能を実装しており、面談を行うごとに記録を残すことができるようになっています。
面談記録は、学生ごとに確認できることはもちろんですが、カテゴリや、面談実施日付等で、検索を行うことで、関係者が素早く学生の状況を把握することができます。
また、学生との面談予定を入力すると、学生用スマホアプリに面談日時・実施場所・実施者が表示されるようになります。
現在の基幹システムを維持したまま、留学生管理のみを行いたい教育機関様へ
WSDBは、学校種別により
・日本語教育機関WSDB
・専門学校本科用WSDB-T
・大学本科用WSDB-U
各教育機関に対応できるように特徴を持たせています。
また、在留資格申請・期間更新のみの管理に特化した
・在留資格管理特化WSDB-S
という限定した機能のみのバージョンもあります。
是非お気軽にお声がけください。