機能紹介

WSDBでは、お客様が現在の留学申請作業からステップアップして効率化が図れるように、様々な方法で入力作業が可能となっています。

日本語教育機関様とエージェント様の関係性、国・地域性に合わせて、適切な方法をご選択いただけます。

入力した内容は、入学願書(履歴書兼用)、在留資格認定証明書交付申請書、申請者リストなどに反映され、同じ内容を2ヵ所に入力する必要はありません。(参照:Documents

①エージェントから留学希望者にスマートフォンアプリのIDを渡すと、本人がアプリ上で留学申請情報を入力することができます。留学希望者×エージェント×日本語教育機関が情報を共有しながら入力作業を進めることが可能です。

②エージェントから留学希望者に『WSDB申請用エクセルファイル』を渡すと、エージェントがシステムに取り込む事ができるようになっています。エージェント×日本語教育機関が情報を共有しながら入力作業を進めることが可能です。

③エージェントが留学希望者から回収した情報を元に、WSDBに申請情報を記入します。エージェント×日本語教育機関が情報を共有しながら入力作業を進めることが可能です。

④エージェントが留学希望者から回収した情報を元に、『WSDB申請用エクセルファイル』を記入します。日本語教育機関がシステムに取り込む事で、申請作業を行うことができます。

⑤エージェントが留学希望者から回収した情報を元に、日本語教育機関が申請情報を入力します。入力した内容が、各書類に反映されるので、提出書類をバラバラに作成している場合、申請作業を効率化することができます。

WSDB導入後作業コスト削減参考例

WSDBでは、あらかじめシステムに入力されている情報を元に在留資格更新に必要なデータを作成し、不足項目を埋めながら在留資格更新作業を行えます。

  • 日々の入力内容を正しくすることで、在留資格更新書の作成をほぼ確認のみで行うことができます。
  • 在留資格更新に必要な書類をアップロードし、一元管理することができます。
  • 提出する日付毎にグループを作成し、リストを作成することができます。

WSDBでは様々な情報を入力できます。入力した内容を個人カルテ機能で一人の学生のデータとして網羅し、確認することができます。

  • 氏名などは在留資格更新用のローマ字、漢字圏学生用漢字、現地語、カタカナ、ニックネームなど、「姓」「名」を分けずに入力可能です。
  • 在留資格情報、国民健康保険、任意保険などの情報を入力することができます。また過去のデータも学校様でご確認いただけます。
  • アルバイト情報を入力可能です。現在行っているアルバイトを登録するだけではなく、過去行ったアルバイトも全て独立した情報として管理することができます。記録したアルバイトは、在留資格更新時の滞在費支弁に関わる報告書に出力できます。
  • 在留資格情報、住所情報、アルバイト情報は、学生用スマホアプリを利用することで学生自身が学校に報告することが出来ます。学校様は学生から来た報告を元にシステム情報を書き換える事が可能です。

WSDBでは、様々な日本語教育機関様に合わせた柔軟な出席入力を実現しています。

  • 教室でタブレット、パソコンを使って出席を入力し、事務局で即確認。
  • 紙の出席簿を出力してシステムに転記。
  • 特別対策クラス、選択授業に対応。
  • 1日のみ8コマや、特定学生のみ補講で出席を取るなどが可能。
  • 学生毎にシステム上で「メモ」を残し事務局ー教務間で共有。

また、入力していただいた出欠情報は二つの画面で確認していただけます。

  • 出席率、出席、欠席、遅刻、早退、出席日数を表示。
  • いつが欠席、遅刻、早退だったのか簡単に確認可能。
  • 指定日時範囲での出席の取り出しが可能。
  • エージェント毎に出席の取り出しが可能。
  • 月ごとの出席率を表示可能

WSDBでは、学生の面談記録を残すことが出来ます。

面談記録は、学生、クラス、エージェントごとにリストとして取り出すことができます。

単純な記録だけではなく、ファイルをアップロードできるので、学生に書かせた誓約書などをアップロードし管理しておくことも可能です。

WSDBでは、最終的に学生がどこに進学したかという情報だけでなく、学生が現在受験している学校毎に記録が残せるようになっています。

これよりに進路指導を先生方、先生方と事務局との間でスムーズに共有することができるだけでなく、最終的に学生が今年度どこに合格したという成果報告用のリストを簡単に作成することができます。

WSDBでは、入力していただいた学生の個人情報、出席情報、成績情報などが、出力したい帳票を選んでいただくだけで、出力されるようになっています。

また帳票を出力する際に、自動的に帳票番号を振ると同時に「誰が」「いつ」「どの学生に向けて」「どの帳票を」「いくらの金額で」発行したかが管理できるようになっています。

更に、代金の回収が終わっているか、引き渡しが終わっているかなども、記録できるようになっています。

WSDBでは、学生の入金状況が色で簡単に把握できるようになっています。

学生、請求書、入金ごとにリストを確認することもできます。

また、単純に請求に対して支払いがあったかを管理するだけでなく、入金状態を「未入金」「不足金」「過不足なし」「過入金」という4種類の状態で管理することができます。

出力帳票一覧

現在、WSDBからダウンロード出来る帳票は下記の帳票になります。(対応予定のものには、『対応予定』の注記をいれています)

フォントの変更、項目の削除、項目の入れ替え、固定文言の変更などは無料で対応いたします。

また、在留資格申請、在留資格更新、法務省提出書類のフォーマットが変更になった場合は、無料で対応いたします。