機能紹介

WSDBでは、お客様が現在の留学申請作業からステップアップして効率化が図れるように、様々な方法で入力作業が可能となっています。

日本語教育機関様とエージェント様の関係性、国・地域性に合わせて、適切な方法をご選択いただけます。

入力した内容は、入学願書(履歴書兼用)、在留資格認定証明書交付申請書、申請者リストなどに反映され、同じ内容を2ヵ所に入力する必要はありません。(参照:Documents

①エージェントから留学希望者にスマートフォンアプリのIDを渡すと、本人がアプリ上で留学申請情報を入力することができます。留学希望者×エージェント×日本語教育機関が情報を共有しながら入力作業を進めることが可能です。


②エージェントから留学希望者に『WSDB申請用エクセルファイル』を渡すと、エージェントがシステムに取り込む事ができるようになっています。エージェント×日本語教育機関が情報を共有しながら入力作業を進めることが可能です。


③エージェントが留学希望者から回収した情報を元に、WSDBに申請情報を記入します。エージェント×日本語教育機関が情報を共有しながら入力作業を進めることが可能です。


④エージェントが留学希望者から回収した情報を元に、『WSDB申請用エクセルファイル』を記入します。日本語教育機関がシステムに取り込む事で、申請作業を行うことができます。


⑤エージェントが留学希望者から回収した情報を元に、日本語教育機関が申請情報を入力します。入力した内容が、各書類に反映されるので、提出書類をバラバラに作成している場合、申請作業を効率化することができます。


WSDB導入後作業コスト削減参考例

WSDBでは、入力作業を省力化をしていただくために、様々な工夫をしています

 

  1. 在留資格申請申請に関する情報をエージェントが入力し、日本語教育機関で確認し修正できる。
  2. 入学後の住所・連絡先情報、アルバイト情報、在留資格情報を学生がアプリを使い入力し、日本語教育機関で確認し、修正できる。
  3. 教室でパソコン、タブレットを使い簡単に出欠情報を入力できる。
  4. 教職員が個人情報修正画面で、住所と電話番号を登録でき、教職員リストがすぐ作れる。

WSDBでは、様々な日本語教育機関様に合わせた柔軟な出席入力を実現しています。

  • 教室でタブレット、パソコンを使って出席を入力し、事務局で即確認。
  • 紙の出席簿を出力してシステムに転記。
  • 特別対策クラス、選択授業に対応。
  • 1日のみ8コマや、特定学生のみ補講で出席を取るなどが可能。
  • 学生毎にシステム上で「メモ」を残し事務局ー教務間で共有。

また、入力していただいた出欠情報は二つの画面で確認していただけます。

  • 出席率、出席、欠席、遅刻、早退、出席日数を表示。
  • いつが欠席、遅刻、早退だったのか簡単に確認可能。
  • 指定日時範囲での出席の取り出しが可能。
  • エージェント毎に出席の取り出しが可能。
  • 月ごとの出席率を表示可能

WSDBでは、入力していただいた学生の個人情報、出席情報、成績情報などが、出力したい帳票を選んでいただくだけで、組み合わさり出力されるようになっています。

 

また帳票を出力する際に、自動的に帳票番号を振ると同時に「誰が」「いつ」「どの学生に向けて」「どの帳票を」「いくらの金額で」発行したかが管理できるようになっています。

 

更に、代金の回収が終わっているか、引き渡しが終わっているかなども、記録できるようになっています。

WSDBでは、学生の面談記録を残すことが出来ます。

面談記録は、学生、クラス、エージェントごとにリストとして取り出すことができます。

単純な記録だけではなく、ファイルをアップロードできるので、学生に書かせた誓約書などをアップロードし管理しておくことも可能です。

WSDBでは、最終的に学生がどこに進学したかという情報だけでなく、学生が現在受験している学校毎に記録が残せるようになっています。

これよりに進路指導を先生方、先生方と事務局との間でスムーズに共有することができるだけでなく、最終的に学生が今年度どこに合格したという成果報告用のリストを簡単に作成することができます。

WSDBでは、学生の入金状況が色で簡単に把握できるようになっています。

学生、請求書、入金ごとにリストを確認することもできます。

 

また、単純に請求に対して支払いがあったかを管理するだけでなく、入金状態を「未入金」「不足金」「過不足なし」「過入金」という4種類の状態で管理することができます。

 

出力帳票一覧

現在、WSDBからダウンロード出来る帳票は下記の帳票になります。(対応予定のものには、『対応予定』の注記をいれています)

フォントの変更、項目の削除、項目の入れ替え、固定文言の変更などは無料で対応いたします。

また、在留資格申請、在留資格更新、法務省提出書類のフォーマットが変更になった場合は、無料で対応いたします。

  • 入学願書(履歴書兼用)
  •  経費支弁書
  • (東京入管)経費支弁者の家族の一覧
  • 在留資格認定証明書交付申請書(欄外記入対応)
  • (東京・神奈川入管)一括受付依頼票
  • 東京・神奈川入管)最終学歴卒業証書調査票
  • 東京・神奈川入管)在留資格認定証明書の申請・受領件数表
  • 東京・神奈川入管)在留資格認定証明書受理台帳
  • 東京・神奈川入管)仲介機関・紹介者,面接の有無のリスト
  • 東京・神奈川入管)日本語教育施設在籍者数等現況報告書
  • (仙台入管)申請者リスト
  • (大阪入管)申請者リスト
  • (大阪入管)在留資格認定証明書交付申請書に関わる調査票
  • (大阪入管)日本語教育施設在籍者数等現況報告書
  • (名古屋入管)入学予定申請者一覧
  • (名古屋入管)在籍者等現況報告書
  • (福岡入管)申請者名簿
  • (福岡入管)申請件数及び在籍者等現況
  • (福岡入管)申請予定件数の事前連絡票
  • 資格外活動許可申請書(上陸前)
  • 入学許可書
  • 入学許可書(ネパール大使館用)
  • 在留期間更新許可申請書
  • 滞在者支弁に関わる報告書(本人情報、アルバイト情報、長期休暇のみ)
  • 申請者リスト(在留期間更新許可取次申請用)
  • 資格外活動許可申請書(更新時用)
  • 成績・出席証明書
  • 卒業証明書
  • 卒業見込み証明書
  • 修了証明書
  • 修了見込み証明書
  • 在学証明書
  • 在籍証明書
  • 受講証明書
  • 学生証
  • 卒業証書
  • 卒業証書発行台帳
  • 請求書
  • 減免理由書
  • 売上日報
  • 証明書発行管理台帳
  • (対応予定)領収書
  • 出席簿
  • クラス名簿
  • 定期試験結果通知
  • 定期試験結果一覧
  • PT試験結果一覧
  • 日本語能力検定試験結果一覧
  • 日本留学試験結果一覧
  • 教員リスト
  • 受け入れ状況在留者リスト
  • 受け入れ状況届出表
  • (対応予定)活動機関に関する届出手続(2)契約機関との契約を終了した場合の届出
  • (対応予定)活動機関に関する届出手続(3)新たな契約機関と契約を締結した場合の届出
  • (対応予定)活動機関に関する届出手続(4)契約終了と新たな契約締結の届出
  • (対応予定)退学した生徒に関わる日本語教育機関からの報告
  • 出席率が5割を下回った生徒に関わる日本語教育機関からの報告
  • (対応予定)全ての生徒の6か月間の出席率に関わる日本語教育機関からの報告
  • (対応予定)課程修了者の日本語能力習得状況等