今回は、世界36か国以上から学生が集まっており、多言語に対応したきめ細かいサポートと場面シラバスを使った授業や校外学習から学ぶことが可能な日本東京国際学院（東京都新宿区）の浦野様に、留学生管理システム「WSDB」を導入してから2年が経ち、学生管理業務にどのような影響があったのかなどをお伺いしました。
—WSDBを導入する前の貴校における学生管理業務の問題点はどのようなものがありましたか。
以前は、学生情報を変更する際には週に1回、全体の学生情報を呼び出してから該当箇所を変更、更新するという手間がありました。紙媒体の出席簿から授業コマ数、出席コマ数、欠席コマ数を手動でエクセルに手入力で計算、入力するのも大変でした。
証明書の発行も、週に1回の大本の学生情報更新をしてから、エクセルで学籍番号を関数のVLOOKUPで呼び出して発行する必要がありました。学生証の発行の手間もありますし、在留資格認定許可申請書の作成もエクセル上でやるのが非常に大変でした。
—WSDBを導入いただくきっかけも、そのような問題を解決したいという意図でしたか。
そうです。また、学生情報があちこちにあったので、それがシステムで一元管理できるというのと、事務作業の簡略化が目的と理由です。
—WSDBを導入して、作業の簡略化等何か影響はありましたか。
たとえば、学生情報の更新については、まだ入国して間もない学生については個人面談でヒアリングした情報を職員がWSDBに打ち込んでいます。学校に慣れてきた学生については、「WSDBのアプリから入力してください」と、学生自身で情報を入力するように促しています。
出席管理機能は学生がアプリからすぐに確認ができるので、学生との面談の時に役立っています。また、証明書の中でも出席証明書を例にすると、今までは出席の情報をまず調べて、クラス担任の先生から成績のコメントをもらうという、証明書を発行するまでに色々な作業が発生し、それなりの労力がかかります。しかし、WSDBであればデータが一元管理されているので、元々出席管理機能に出席が登録されていれば証明書はすぐに出力できます。
コロナ以前は、現在と同じ学生数の中で専任の職員3人とパートさん3人（フルタイム2人、週3回1人）、計6人で学生課を回していました。しかし、WSDBを導入することでパートさんの仕事をシステムがカバーしてくれるようになり、現在は専任職員のみで業務を行っています。そのため、人件費の大幅な削減が可能になりました。
—今後貴校がどのような姿に成長していきたいか、描いている姿はありますか。
「日本東京国際学院といえば、OOだよね！」といっていただけるようなブランディングや、知名度をもっとあげていきたいです。
また、留学生に支持されるというのは大前提で、学校のカラーや特徴を出していきたいと思っています。
▼機能ピックアップ！
【出席管理機能】
各クラスごとの時間割を設定し、システムへの出欠入力が可能です。また、学生用のWSDBアプリに情報がリアルタイムに反映され、自分の出席情報を学生自身が確認することができます。誰が欠席しているかなども簡単に学校側で把握ができるため、学生への即時対応も可能です。
【証明書発行管理機能】
様々な証明書を作成、出力することが可能です。システムで学生情報が一元化されていることで、証明書の発行のために必要な情報を再度入力する必要が無く、作業の簡略化が可能になります。
【学生用スマートフォンアプリ】
App Store、Google Play、HUAWEI AppGallery より無料でWSDB学生用スマートフォンアプリがダウンロード可能です。
留学希望者であれば、在留資格申請書類に必要な情報をアプリから入力が可能です。
また、入学後の学生であれば学生証の提示や出席、成績の確認等がリアルタイムで可能です。学生情報（連絡先、アルバイト、在留資格）の変更を学生自身がアプリから申請したり、掲示板機能やメッセージ機能もご利用いただけます。
▼インタビュー後記
今回は日本東京国際学院様にお伺いし、インタビューや写真撮影にご協力いただきました。学生が自分から職員の方に挨拶する姿等を実際に拝見し、普段から学校と学生のコミュニケーションがしっかりと取られており、これこそ日本東京国際学院様が目標とされている「面倒見のいい学校」を体現しているように感じました。そのような学校様を、WSDBを通してサポートさせていただいている事をとても嬉しく思います。
株式会社One Terrace
スクールソリューション事業部
松本梨央
