WSDB導入事例インタビュー3校目は、来年開校20周年を迎えられるカナン国際教育学院様（東京都江東区）にご協力いただきました！2021年4月からWSDBをご利用いただいている中で、学生管理にどのような変化があったのでしょうか。今回は、理事長の木下様と学生部部長の相川様にお話を伺いました。
―まず、貴校の特色を教えてください。
木下様：当校は、開校以来進学をメインとした学校として20年近く運営してきております。2018年に株式会社から学校法人に変わって運営をしております。 当校の強みとしては、学生と先生が接する時間を1分1秒長くしたいという思いから、他の学校さんと比べると、学生のケアは非常に手厚いかなと思っております。具体的には担任の先生だけではなく、副担任、進学指導、あとは生活の面倒を見てくれる先生など、1人の学生に3人以上は担当が付くという形になっております。この点が他の学校さんとは違うかなと思っています。
また、他の学校さんにもあるかもしれませんが、定期的なイベント活動の開催や、JLPTやEJUの対策を独自のカリキュラムを導入しながらやっているというところも、特色だと思います。
―WSDBを導入される前の問題点は、どのようなところでしたか。
木下様：当時学生管理に使っていたツールに問題がありました。自分たちがやりたいと思っていたことがそのツール上ですべて実現できず、独自で試行錯誤（Excel、マクロ、スプレッドシートなど）しながらやっていたという形でした。
―WSDBを導入してよかった点は、どのようなところですか。
相川様：現在、私は学生部ですが、以前は教務部に所属していました。2つの部署を経験した上で言うと、WSDBを使うにあたって、学生の個人情報を扱う学生部だけではなく、教務部もシステムに携わって一括でデータを管理・共有できることはかなり大きいと思っています。学生に関するすべての情報をWSDBという一つのシステムに集約して、同じ元データからそれぞれが必要な情報を扱うことで、「あちらで出した数字はOOなのに、こちらで出した数字は△△だ」みたいな間違いが比較的減ってきたと思います。
木下様：あとは、WSDBのサポートの方々が我々のリクエストに迅速に対応していただいている点も非常に助かっています。
―今一番役立っていると思える機能はありますか。
相川様：学生部の立場から考えると、申請業務管理と出席率管理の機能が大きく助かっています。個人的には、学生それぞれの個人情報を検索しやすいところがありがたいです。
学生用スマートフォンアプリについても、昨年から使い始めて、現在は、入学オリエンテーション時に案内していることもあり、徐々に学生にも浸透し始めています。情報発信があるときはWSDBで発信して、学生が確認できることはいいことだな、と思っています。
―貴校の今後の展望を教えてください。
木下様：当校では、中期計画を定めています。その中の一つに「学生数を1000人以上にする」というものを掲げています。それを、目標とする期日に向けてやり遂げたいのと、もちろん数だけ増えてもしょうがないので、今までカナンが大事にしてきた学生からの評価、満足度が高いっていうところを維持しつつ、質を保った状態で学生数を増やしていくということは、引き続きやっていきたいと思っています。
カナン国際教育学院様の広報動画に、WSDBの学生用スマートフォンアプリを学生さんが使っている様子を載せていただきました！
▼機能ピックアップ！
【在留資格情報管理機能】
WSDBでは、在留資格申請書類に関わる情報の収集、書類の作成、出力が可能です。必要情報の入力から修正、申請書類の出力までを一元管理することで、申請作業の効率が格段に上がります。
＜WSDBで申請作業をするメリット＞
- WSDBという一つの場所で申請者の情報を管理することで、書類作成の際に情報が重複することを防ぎ、確認の手間を大幅に削減可能。
- 出入国管理局からの書類項目変更に無償で対応することで、学校での確認の手間を大幅に削減が可能。
- 学校ごとの固定項目を初期値として表示。入力を省略しながら、個別の修正が可能。
【編集後記】
今回は「部署の垣根を超えた学生情報管理」というところがポイントでした。WSDBを販売していく中で学校様に「校内でシステムを触る方が限定されるのではなく、より多くの職員様にお使いいただきたい」という想いをお伝えしています。それが、このような形で実際に体現してくださっていること、しかも学校様自身でも「WSDBを導入してよかった」と思っていただけていることがとても嬉しく思っています。引き続き、より多くの学校様にお役立ちできるように、2023年も頑張っていきます。
株式会社One Terrace
スクールソリューション事業部
松本梨央
